Der erfolgreiche Start einer Tagung

So starten Sie erfolgreich in die Planung einer Groß-Veranstaltung

 

Stehen Sie vor der Aufgabe eine große Tagung zu planen?

Viele größere Organisationen halten eine jährliche Großveranstaltung ab, welche sich über mehrere Tage erstrecken kann. An solchen Veranstaltungen nehmen meist mehrere hundert Personen teil. In den meisten Fällen werden die Suche nach einer passenden Veranstaltungslocation und die Aufgabe der detaillierten Planung einem Vorstandsmitglied übertragen, welcher diese dann seiner Sekretärin oder seinem Sekretär weitergibt. Wenn Sie an dieser Stelle die Planung solch einer Tagung bereits einmal durchgeführt haben, dann wissen Sie höchstwahrscheinlich wie und wo Sie beginnen. Sind Sie damit aber zum 1. Mal konfrontiert wissen Sie wahrscheinlich gar nicht, wo Sie überhaupt anfangen sollen. Unser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie am besten starten und stellt sicher, dass Sie kein wichtiges Detail beim Beginn der Veranstaltungsplanung vergessen.

Was am Beginn einer Veranstaltungsplanung beachtet werden muss

Zu Beginn der Planung ist es wichtig, dass Sie sich so viele Informationen wie nur irgendwie möglich über das bevorstehende Event beschaffen. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem Vorgesetzten zusammen oder durchforsten sie die Protokolle vergangener Veranstaltungen.

Folgende Punkte bzw. Fragen sind für den Beginn einer Veranstaltungsplanung von Bedeutung:

  • WANN soll die Veranstaltung stattfinden? Steht das Datum schon fest oder ist vorerst mal nur ein Zeitraum in dem sie stattfinden kann vorgegeben? Gibt es eventuelle Alternativdaten?
  • Die DAUER – wie lange soll die Tagung dauern? Erstreckt sie sich über 2 oder mehrere Tage? Wie viele Stunden sind pro Veranstaltungstag eingeplant?

  • Der UMFANG – gibt es zusätzlich zu den Vorträgen auch Workshops oder begleitende Ausstellungen? Welche Räumlichkeiten müssen gegeben sein? Werden auch kleinere Break-out-rooms benötigt?

  • Die TEILNEHMERANZAHL – mit wie vielen Teilnehmern wird gerechnet?
  • Welche Anforderungen sind bezüglich ÜBERNACHTUNGSMÖGLICHKEITEN gegeben? Wie viele Hotelzimmer werden in etwa in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungsortes benötigt?
  • Wie schaut es mit den GASTRONOMISCHEN ANFORDERUNGEN aus? Sind eventuell Galamenüs geplant? Wie soll die Pausenverpflegung aussehen?
  • Gibt es vielleicht eine Präferenz bezüglich des VERANSTALTUNGSORTES aufgrund eines speziellen Einzugsgebietes oder dergleichen?


Wenn diese Fragen erst mal beantwortet sind können die nächsten Schritte angedacht werden.

Die nächsten Schritte für die erfolgreiche Planung Ihrer Tagung

Nach der Einsicht der Protokolle und dem Gespräch mit dem Vorgesetzten ist es auch ratsam, wenn Sie sich bei Kollegen umhören, um herauszufinden wie die vergangenen Tagungen angekommen sind, was gut und was weniger gut war, um diese Punkte bei Ihrer Veranstaltungsplanung mit zu berücksichtigen. Hilfreich hierbei ist es auch eine Checkliste zu erstellen um herauszufinden welche Details noch benötigt werden und was erledigt werden muss. Diese Liste wird sich im Laufe der Planung unzählige Male individuell erweitern, hilft aber den Überblick zu bewahren.

Um Ihnen den Start der Planung zu erleichtern haben wir Ihnen solch eine grundlegende Check-Liste zusammengestellt.

Ceckliste

Auf was Sie in weiter Folge achten müssen, lesen Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag "Die 7 häufigste Fehler bei der Planung einer Veranstaltung"