Hilfe bei der Veranstaltungsplanung

mit gezielter Unterstützung zum gelungenen Event


Innerhalb von Unternehmen fallen unterschiedliche Veranstaltungsarten wie z.B. Meetings, Tagungen oder Kongresse an. Die damit verbundene
Veranstaltungsplanung und -durchführung erfordert Organisationstalent und Geduld. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, kann es lohnen sich professionelle Unterstützung zu sichern. Professionelle Veranstaltungsplaner wie Eventagenturen wissen, worauf es bei einem gelungenen Event ankommt. Bevor diese aktiv werden, ist es hilfreich die einzelnen Faktoren und Schritte bei der Veranstaltungsplanung zu kennen.

 

Jede Veranstaltung braucht ein Konzept

Zunächst stellen die unterschiedlichen Arten von Veranstaltungen spezifische Anforderungen.
Am Anfang gibt es einen Anlass und die damit verbundene Bezeichnung der Veranstaltung. Beispiele hierfür sind Firmenfeiern, Fachtagungen, Kongresse oder sonstige betriebsin- und -externe Veranstaltungen.
Der Anlass führt zu der Frage, welchen Charakter eine Veranstaltung tragen soll. Geht es um ein eher förmliches Event oder eine zwanglose Veranstaltung? Dazwischen bestehen vielseitige Variationen.
Stellen Sie zunächst die Frage, welchem Zweck Ihre Veranstaltung dient. Verfolgen Sie damit bestimmte Ziele? Geht es beispielsweise um den Gewinn neuer Kunden oder eine Spendensammlung? So erhalten Sie ein Portfolio für Ihre Veranstaltungsplanung und deren Organisationsschritte. Fokussieren Sie auf das Wichtigste.
Dann beschäftigen Sie sich damit, wen Sie in die Umsetzung mit einbeziehen möchten. Unerheblich wie klein oder groß das Team am Ende ausfällt, eine transparente Zusammenarbeit ist wichtig, damit alles reibungslos abläuft.
Erstellen Sie einen Plan mit den einzelnen Organisationsschritten, wer dafür zuständig ist und welche Kosten damit verbunden sind. So behalten Sie den Überblick und die Kontrolle bei der Veranstaltungsplanung.

 

Kosten planen für volle Kostenkontrolle

Für jede Veranstaltungsplanung gibt es ein festgelegtes Budget. Dies beinhaltet alle Ausgaben und kalkuliert etwaige Einnahmen oder Sponsoren mit ein. Je nachdem, wie groß Ihr Budget ausfällt, beziehen Sie bestimmte Locations und professionelle Eventplaner mit in die Organisation ein. Dabei obliegt es Ihnen, wie Sie die Kalkulation im Einzelnen aufteilen. In einigen Fällen ist es sogar möglich, Gewinn aus einer Veranstaltung zu ziehen. Bleibt Budget übrig, lässt sich dies gut in Extras wie kleine Geschenke für die Teilnehmer oder zukünftige Veranstaltungen investieren.

 
Vergleichen Sie hierzu auch unseren Beitrag "Die Kosten Ihrer Veranstaltung: So schützen Sie sich vor bösen Überraschungen".


Das Wo und Wann
 

Zeit und Ort zählen zu den wichtigsten Faktoren bei der Veranstaltungsplanung. Beides entscheidet über eine erfolgreiche Veranstaltung und darüber, ob sich die gewünschten Teilnehmer einfinden. Zugegeben, bei vielen Personen ist eine Abstimmung schwierig. Nicht jedem passt der geplante Zeitpunkt und nicht jeder erreicht den Veranstaltungsort gleichermaßen gut und komfortabel. Versuchen Sie in diesem Fall den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden.

Hinzu kommt der Faktor, dies alles mit Ihrem Budget in Einklang zu bringen. Setzen Sie beispielsweise auf Orte, die ohnehin über eine gute Infrastruktur verfügen. Berücksichtigen Sie die Logistik. Sie umfasst den Zugang zum Veranstaltungsort, Parkmöglichkeiten und Ausstattungsdetails. Dabei bestehen viele Möglichkeiten, Ihre Gäste zu unterstützen. Beispiel hierfür ist ein Shuttleservice. So vermeiden Sie mögliche Gründe für Absagen und wickeln die Veranstaltung auf die gewünschte Weise ab.

 
Mehr zum Thema ideale Location finden Sie in unserem Beitrag "So finden Sie die optimale Location für Ihre Veranstaltung".

 

Das Publikum - Ihre Zielgruppe

Sie planen ein Meeting, eine Tagung, einen Kongress etc. für deren Teilnehmer. Daher spielen diese bei der Veranstaltungsplanung und -durchführung eine zentrale Rolle. Es gilt, das zu erfüllen, was die Gäste erwarten. Je größer deren Anzahl, desto diffiziler kann sich dies gestalten. Damit es gelingt, lohnt es sich bei bestimmten Arten von Veranstaltungen zuvor Umfragen durchzuführen, was Teilnehmer erwarten und wünschen. So kalkulieren Sie gleichzeitig die Teilnehmerzahl bei größeren Events und planen davon ausgehend. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich beispielsweise, falls Sie die Veranstaltungsplanung für die Kunden Ihres Unternehmens vornehmen. Damit Sie Ihre Teilnehmer erreichen, gilt es eventuell Marketing und Werbung mit in die Organisation einzubeziehen. Überlegen Sie, wie Sie am besten auf die Veranstaltung aufmerksam machen und dazu einladen. Stellen Sie Kontaktdaten zur Verfügung, mittels derer die Gäste zu- oder absagen können.

 

Planen und Durchführen mit professioneller Unterstützung

Viele Hotels oder Kongresszentren stellen Räume für Veranstaltungen zur Verfügung. Fast immer beinhaltet dies zusätzlichen Service. Im Idealfall greifen Sie auf ein erfahrenes und gut geschultes Team bei der Veranstaltungsplanung und -umsetzung zurück. Dies umfasst alles von der Ausstattung der Räumlichkeiten über das Servicepersonal bis hin zum Catering. Dies hat den Vorteil, dass diese die Location kennen und erfahren darin sind Veranstaltungen dort zu organisieren.

Für die Organisation "drum herum" tragen Sie selbst Sorge. Dabei erhalten Sie auf Wunsch die Hilfe professioneller Planer und Eventagenturen. Dies ist von Vorteil, da Sie viele innerhalb der Veranstaltungsplanung anfallenden Arbeitsschritte auslagern und sich auf eine professionelle Umsetzung verlassen. Außerdem erhalten Sie die kompletten Dienstleistungen auf Wunsch aus einer Hand von einem festen Vertragspartner. Dies verringert den eigenen Organisationsaufwand und vereinfacht die Kalkulation des Budgets bei der Veranstaltungsplanung. Professionelle Planer und Eventagenturen bieten neben ihrer Erfahrung den Vorzug umfassenderen Know-hows. So lässt sich besser und schneller kalkulieren, was sich wo und in welchem Umfang umsetzen lässt.

Auch Locations mit Gesamtlösungen spielen, wenn es um eine Planungserleichterung geht, eine große Rolle. Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag "Gründe die für eine Veranstaltungslocation mit Gesamtlösung sprechen".

Fest steht: je größer und komplexer ein Event ausfällt, desto eher empfiehlt es sich darüber nachzudenken professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Überlegen Sie, ob Sie einzelne Teile der Veranstaltungsplanung auslagern oder diese komplett einem externen Dienstleister überlassen möchten. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn es für eine Veranstaltung besondere Vorschriften oder Genehmigungen von Behörden zu beachten gilt. Professionelle Veranstaltungsplaner kennen sich hiermit aus und übernehmen diese organisatorischen Aufgaben. Auch regionale und überregionale Mietportale helfen Ausstattung für Events zusammenzutragen und entsprechende Anbieter zu finden. Gleiches gilt für offizielle Stadtportale, wo Sie beispielsweise auch Listen und Kontaktdaten infrage kommender Orte für ein Event finden. Nutzen Sie zudem Ihre eigenen Netzwerke, um von den dazugehörigen Personen etwaige Empfehlungen für professionelle Veranstaltungsplaner einzuholen. So greifen Sie auch gleich auf Erfahrungswerte zurück.