Veranstaltungsverpflegung

Die optimale Verpflegung für Ihre Veranstaltung:

6 Tipps von der Planung bis zur Umsetzung



Ohne Verpflegung ist eine Veranstaltung nur halb so interessant. Das bedeutet zwar nicht, dass
Ihre Gäste nur des Essens wegen erscheinen. Aber: Wenn die gereichten Speisen und Getränke zum Event passen und sorgfältig auf die Gäste beziehungsweise Teilnehmer abgestimmt sind, entsteht ein bleibender, positiver Eindruck. Nutzen Sie die Gelegenheit und sorgen Sie für eine tadellose Bewirtung. Wir liefern Tipps für ein gutes Gelingen!

Damit die Verpflegung bei der Veranstaltung reibungslos klappt, müssen im Vorfeld unter anderem folgende Fragen beantwortet werden: Um welchen Anlass handelt es sich? Wie stellen Sie sich generell die Art der Verpflegung für die Veranstaltung vor - zum Beispiel edel oder rustikal? Wie lange dauert die Veranstaltung? Wie viele Personen sollen verpflegt werden?

 

Tipp 1: Legen Sie den Rahmen fest

Jede Verpflegung während einer Veranstaltung braucht eine klare Linie. Dazu gehört, dass die Rahmenbedingungen definiert sind.

  • Art der Veranstaltung: Messe, Hausmesse, Meeting, Konferenz, Pressekonferenz, Seminar, Tagung, Kongress Jubiläum, Betriebsausflug, Outdoor-Event
  • Ort der Veranstaltung: im eigenen Unternehmen, im Büro, in einem Konferenzraum, in der Kantine, in einem angemieteten Raum
  • Wer übernimmt die Verpflegung bei der Veranstaltung? Eigenes Küchenteam, Caterer, Party-Service, festes Küchenteam am Veranstaltungsort

  • Budget für die Verpflegung während der Veranstaltung; dazu benötigen Sie zwingend die Anzahl der teilnehmenden Personen!

 

Tipp 2: Klären Sie die Art der Bewirtung

Für einige Veranstaltungen gibt es Regeln und Gebräuche, die Sie nach Möglichkeit einhalten. Prinzipiell sollten Sie aber festlegen, ob Sie die Bewirtung eher zwanglos gestalten möchten oder einen eleganteren Ablauf bevorzugen. Die unkomplizierte Variante setzt mehr auf Selbstbedienung und bietet einfachere Gerichte. Wer in einem edlen Stil bewirten möchte, ist auf mehr Personal angewiesen und benötigt einen exzellenten Küchenchef oder einen ausgezeichneten Party-Service. Nicht falsch verstehen: Die Qualität sollte immer top sein!

Außerdem sind die folgenden Informationen für die Art der Bewirtung wichtig - legen Sie im Vorfeld fest, in welchem Umfang eine Bewirtung stattfinden soll:

  • Bereitgestellte Getränke und Snacks im Veranstaltungsraum
  • Kaffeepausen mit kleinem Imbiss
  • Schnelles Mittagsbuffet
  • Servierter Lunch
  • Ausgedehntes Abendessen
  • Elegantes Gala-Dinner

  • Verpflegung vom Frühstück bis zum Mitternachtssnack

  • Bei Outdoor-Veranstaltungen: Einkehr in einem Lokal, Picknick, Lunch-Paket


 

Tipp 3: Ermitteln Sie die Personenanzahl

Damit Sie genau wissen, für wie viele Personen Sie planen: Bitten Sie um feste Zusagen. Dann rechnen Sie einen Aufschlag dazu. Es ist in höchstem Maße peinlich und unangenehm, wenn die Verpflegung und die Getränke nicht für alle Teilnehmer reichen. Lieber bleibt etwas übrig, kalkulieren Sie großzügig. Bei den Getränken - speziell bei Flaschen - können Sie nicht angebrochene Ware zurückgeben, wenn Sie diese Option vorher vereinbart haben. Ist bei der gewählten Location ein Küchenteam vor Ort, so können Sie sich auf deren Erfahrungswerte verlassen.

Wenn Essen übrig bleibt: Hier kommt es auf die Art der Veranstaltung an. Natürlich sollte möglichst wenig entsorgt werden. Speisen vom Buffet, die noch nicht auf dem Teller waren, dürfen den Gästen mitgegeben werden. Das mag auf den ersten Blick sonderbar erscheinen. Aber: Sie werden staunen, wie schnell die Reste eines Kuchenbuffets aufgeteilt sind! Wichtig sind Alufolie und/oder kleine Pappbehälter. Über größere Mengen an Obst oder Joghurt freuen

sich auch regionale Verteiler.

Tipp 4: Bestimmen Sie verantwortliche Personen

Sie haben das Kommando, das heißt aber nicht, dass Sie alles allein machen müssen. Delegieren Sie so viel wie möglich. Wer ist für welchen Bereich zuständig?

  • Einkauf
  • Küche
  • Dekoration

  • Service

 

Abhängig von der Zahl der Teilnehmer entscheidet sich, wie viele Personen in den jeweiligen Bereichen tätig sind. Wenn Sie überwiegend Buffets anbieten, reduziert sich das Servicepersonal. Allerdings sollte jedes Buffet betreut und regelmäßig aufgefüllt werden. Denken Sie unbedingt an Abstellplätze für gebrauchtes Geschirr und Gläser oder sorgen Sie dafür, dass dafür separates Personal zur Verfügung steht. Eine saubere Umgebung ist bei jeder

Art von Verpflegung für eine Veranstaltung enorm wichtig. Bei den meisten Locations gibt es bereits Stammpersonal, wodurch Sie sich um solche Sachen nicht mehr kümmern müssen. Umso besser für Sie!

Tipp 5: Planen Sie Sonderwünsche ein

Das Thema Sonderwünsche bedeutet nicht, dass für jeden Gast die berühmte "Extrawurst" zubereitet werden muss. Auf einige Dinge sollten Sie aber vorbereitet sein. Egal, was Sie anbieten, binden Sie eine vegetarische, noch besser vegane Variante mit ein. Teilnehmer und Gäste mit Allergien oder Lebensmittelunverträglichkeiten brauchen ebenfalls eine Alternative. Mit einer Kennzeichnung, die teilweise im Gastro-Bereich sogar vorgeschrieben ist, sorgen Sie vor.

Einige Punkte sollten Standard sein, zum Beispiel:

  • Entkoffeinierter Kaffee
  • Fleisch- oder fischlose Alternativen für alle, die kein Fleisch oder keinen Fisch mögen
  • Bei Tellergerichten die Möglichkeit, kleine Portionen zu bestellen
  • Wenn Kinder dabei sind: Spezielle Gerichte für kleine Gäste anbieten

 

Sie erwarten ausländische Gäste? Dann sollte die Verpflegung bei Ihrer Veranstaltung regionale Spezialitäten mit einschließen. Bieten Sie Schmankerl aus der Region an, sorgen Sie für einen Einblick in die heimische Küche. Wichtig ist jedoch auch, dass Sie die Herkunft und darauf basierende bestimmte Einschränkungen Ihrer Gäste kennen. Teilnehmer aus muslimischen Ländern sind nicht erfreut, wenn Sie einen saftigen Schweinebraten auf die Karte setzen. In

vielen Kulturkreisen und Religionen gibt es Vorschriften und Regeln, die ein guter Gastgeber kennt und berücksichtigt.

Tipp 6: Sorgen Sie vor, wenn Engpässe auftreten sollten

Eng werden kann es an verschiedenen Stellen. Für eine ausreichende Verpflegung bei der Veranstaltung inklusive "Zuschlag" für Gäste, die in letzter Minute auftauchen, haben Sie ja bereits mit einer durchdachten Planung vorgebeugt. Trotzdem: Es kann zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Gut, wenn die Küche dann in der Lage ist, schnell zu disponieren. Appetithäppchen überbrücken die Zeit, bis der erste Gang servierbereit ist. Bereiten Sie auch

eine kleine Rede vor, die eine eventuelle Verzögerung erklärt.

Wer häufig die Verpflegung für verschiedenste Veranstaltungen plant, hat unter Umständen schon den Super-Gau erlebt. Der Caterer lässt Sie sitzen, der Party-Service schläft, der Koch ist verliebt und verwendet Unmengen Salz. Natürlich gibt es dafür kein Allheilmittel. Fest steht jedoch: Wenn Sie als Hauptverantwortlicher jetzt flexibel und fantasievoll sind, retten Sie die Situation zu Ihren Gunsten! Mit einer Notfallnummer (Pizzaservice Ihres Vertrauens, Kontakt zum Getränkelieferanten, der auch zu ungewöhnlichen Zeiten Nachschub liefert) ist wenigstens sichergestellt, dass niemand Hunger oder Durst haben muss. Nehmen Sie die Panne mit Humor in Kauf, so werden auch Ihre Gäste darüber lachen.

Gute Vorbereitung und Planung sind das A und O für jede Verpflegung bei einer Veranstaltung! Damit bewältigen Sie die Bewirtung einer kleinen Gruppe ebenso mühelos wie das große Dinner für mehrere hundert Personen. Hierfür ein erfahrenes Team zur Seite zu haben erleichtert Ihnen Ihre Arbeit unglaublich und schont viele Nerven! Vor allem aber können Sie sich auf solche Teams, die im Idealfall zur Veranstaltungslocation gehören verlassen und müssen sich selbst keine Gedanken darum machen.