Verantstaltungsort und Infrastruktur

Veranstaltungsort und Infrastruktur:
5 Dinge, die Sie beachten sollten



Haben Sie den passenden Veranstaltungsort gefunden (siehe auch „Die optimale Veranstaltungslocation“), spielt die dortige Infrastruktur eine zentrale Rolle. Diese betrifft die gesamte Organisation sowie den Ablauf einer Veranstaltung. Denn um eine Veranstaltung genehmigen zu lassen, zählt besonders die gegebene Sicherheit. So stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation später in einen reibungslosen Ablauf übergeht.


Punkt 1: Die An- und Abreise - der Zugang zum Gelände

Je nach Veranstaltung erwarten Sie unterschiedliche Gäste. Firmenmitarbeiter, deren Begleitungen, Geschäftspartner, Kunden oder andere externe Gäste sind möglich. Es kann sich um nationale oder internationale Teilnehmer eines Events handeln. Daher stellt sich die Frage: Wie gelangen diese zum Veranstaltungsort, werden Unterkünfte benötigt? Liegen diese in unmittelbarer Nähe?
 
Der Zugang mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie Parkmöglichkeiten zählen zu den Mindestanforderungen an die Infrastruktur. Müssen die Teilnehmer zum Veranstaltungsort reisen, zählen Flug-, Bahn- oder Busverbindungen mit zur Organisation. Ist der Nahverkehr nicht im gewünschten Umfang vorhanden, geht es daran, die Gäste auf anderem Weg zur Veranstaltung zu bringen. Dafür kommen beispielsweise Shuttle Busse oder andere Fahrdienste infrage.



Punkt 2: Beachten Sie die Umgebung

Jeder Veranstaltungsort befindet sich innerhalb eines urbanen Raumes mit einer vorhandenen Infrastruktur. Hier kommt es darauf an, wie sich diese für Ihr Event nutzen lässt. Dass der Zugang zur Location grundsätzlich leicht ist, sagt noch nicht viel aus. Wichtig ist, dass dies während des Zeitraums der Veranstaltung zutrifft. Geplante Bauvorhaben, regionale Feiertage oder Stauaufkommen in dicht besiedelten Stadtgebieten sind mögliche Störfaktoren. Kalkulieren Sie diese mit ein. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer der Veranstaltung ohne Schwierigkeiten zum Veranstaltungsort gelangen. Dabei zählt der zeitliche Ablauf. Gewährleistet die vorhandene Infrastruktur dies nicht, benötigen Sie Alternativen.


Punkt 3: Infrastruktur in Hinblick auf die passenden Räume

Die passende Infrastruktur hängt von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Aus dieser ergeben sich die notwendigen Dimensionen. Feiern Sie beispielsweise ein Firmenjubiläum, tragen Sie dafür Sorge, Ihre Gäste unterzubringen. Komplexer sieht der Fall bei Events oder Showveranstaltungen aus. Dies stellt andere Anforderungen an die Infrastruktur, da Sie Dienstleistungen präsentieren und mehr firmenexterne Gäste empfangen. Gleiches gilt, falls Sie
bestimmte Waren oder Produkte ausstellen.

Es kommt beim Veranstaltungsort nicht nur auf die geeignete Größe der Räume an. Die Infrastruktur zählt im Hinblick auf die Logistik. Stellen Sie fest, wie sich der Veranstaltungsort beliefern lässt. Das umfasst notwendige Aufbauten, Einrichtung, Waren oder Catering. Nehmen Sie eine Site Inspection (siehe auch Blog "Site Inspection") vor um die Infrastruktur diesbezüglich zu prüfen.



Punkt 4: Seien Sie auf der sicheren Seite

Das Thema Sicherheit spielt am Veranstaltungsort bei jedem Event eine wichtige Rolle. Das Thema umfasst die Besucherkapazität sowie mögliche Flucht- und Rettungswege. Hinzu kommt der Brandschutz. Die Organisation der Veranstaltung ist daran gebunden, dass Sie diese Aspekte im Sinne Ihrer Genehmigungen regeln.

Um die Sicherheit zu gewährleisten, bedarf es je nach Veranstaltung einer bestimmten Anzahl an Sicherheitspersonal. Ziehen Sie dieses in Bezug auf die Infrastruktur hinzu. Das Sicherheitspersonal muss frei agieren und in Ernstfällen ungehindert eingreifen können. Es benötigt einen detaillierten Überblick über den Veranstaltungsort, dessen Umgebung und Zufahrtswege.

Nicht jeder Veranstaltungsort ist nach außen hin abgeriegelt. Besonders bei Open Air Veranstaltungen gilt es, das Gelände der Veranstaltung klar abzugrenzen. Dafür sind eventuell Zaunanlagen oder Absperrgitter notwendig.


Bei größeren Locations kümmert sich die VA-Organisation vor Ort um diese Belangen und weißt Sie gegebenenfalls darauf hin.


Punkt 5: Gut versorgt und entsorgt

Ein Veranstaltungsort bietet eine entsprechende Fläche und Besucherkapazität. Dementsprechend fällt der Aufwand für die Versorgung aus. Dazu gehören neben der Strom und Wasserversorgung die Abwasser- und Abfallentsorgung. Die dafür vorhandenen Möglichkeiten bilden einen wichtigen Teil der lokalen Infrastruktur. Gibt es am Veranstaltungsort beispielsweise keine Strom- und Wasseranschlüsse, müssen Sie die diesbezügliche Versorgung anderweitig sicherstellen. Hier gilt es, die notwendigen Auflagen und Sicherheitsbestimmungen zu beachten. Externe Anlagen dürfen weder den Brandschutz gefährden noch Flucht- und Rettungswege behindern.

Die Gastronomie bildet im Hinblick auf die Infrastruktur einen speziellen Faktor. Die Versorgung mit Catering oder der Aufbau von Essensständen verursacht einen entsprechenden Lieferverkehr. Dieser findet bei einer Nachschubversorgung auch während der Veranstaltung statt. Auch bei der Gastronomie zählt die Sicherheit. Das gilt beispielsweise, wenn die Caterer Speisen vor Ort mit dem entsprechenden Zubehör zubereiten.

Haben Sie hier eine Location ausgewählt, welche über hauseigenes Catering verfügt, können Sie sicher sein, dass auf diese Punkte geachtet wird, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.



Die wichtigsten organisatorischen Aspekte auf einen Blick:

1. An- und Abreise der Gäste (Infrastruktur im Hinblick auf die Verkehrsanbindung & Unterbringung)

2. Umgebung vom Veranstaltungsort: Vorhandene Infrastruktur prüfen und gegebenenfalls
ergänzen.

3. Dimension der Räumlichkeiten und deren Zugänge

4. Sicherheit: Brandschutz, Fluchtmöglichkeiten, Rettungswege


5. Versorgung und Entsorgung