Warum eine Site Inspection hilfreich ist

Gründe, warum eine Site Inspection

am Veranstaltungsort hilfreich ist

 

In einem Unternehmen gibt es viele Anlässe für Veranstaltungen. Ob Jubiläen, Fachtagungen oder andere Großveranstaltungen, alles setzt eine präzise sowie effiziente Planung voraus. Dazu zählt die Wahl eines passenden Veranstaltungsortes. Aufgrund der Vielzahl an Angeboten kann es eine schwierige Aufgabe sein den passenden Veranstaltungsort zu finden (siehe Blog „Die optimale Veranstaltungslocation“). Hier kann eine Site Inspection, also eine Vorab-Besichtigung der Räumlichkeiten wirklich hilfreich sein. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag warum:


Planung optimieren

Veranstaltungsorte werden vorteilhaft und werbewirksam beworben. Dies ist ein natürlicher Umstand, verklärt aber den objektiven Blick auf diese. Schlimmstenfalls klaffen Vorgaben beziehungsweise Vorstellungen und Realität deutlich auseinander. Eine Site Inspection schafft Abhilfe. Sie liefert Ihnen die Aufschlüsse, die Sie benötigen. Entspricht das Ergebnis der Site Inspection Ihren Vorstellungen, können Sie gezielt mit der Veranstaltungsplanung fortfahren. Auch Details lassen sich mithilfe einer Site Inspection besser abstimmen.

 

Überblick verschaffen

Der erste Eindruck zählt bei einem Veranstaltungsort. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Location. Berücksichtigen Sie die Möglichkeiten, die sich für die Anreise ergeben. Kann diese mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen? Gibt es Parkmöglichkeiten? Oder müssen Sie eventuell einen Shuttle Service organisieren?

Trotz guter Vorstellungskraft weicht die tatsächliche Größe eines Veranstaltungsortes manchmal von den Erwartungen ab. Stellen Sie über die Site Inspection sicher, dass die Räumlichkeiten Ihren Ansprüchen genügen.

Die Lage ist ebenfalls entscheidend. Das betrifft die An- und Abreise und ist im Bezug auf Sicherheit relevant. Die Umgebung von einem Veranstaltungsort ist imstande, eine Erwartungshaltung zu schaffen. Damit beeinflusst sie bewusst und unbewusst, wie Teilnehmer zu einer Veranstaltung stehen. Die Lage einer Location lenkt die Haltung der Teilnehmer in einepositive oder eher ablehnende Richtung.

 

Zwischen Vorstellung, Vorgabe und Machbarkeit

Neben dem besseren Überblick liefert eine Site Inspection praktische Aufschlüsse. Sie schlägt eine Brücke zwischen dem, was Sie sich vorstellen und umsetzen müssen sowie den tatsächlichen Möglichkeiten. Schauen Sie, ob sich der Veranstaltungsort für Zweck und Anlass Ihrer Veranstaltung eignet. Wichtig ist zunächst, auf welchem Stand die Räumlichkeiten sind. Die werbewirksamen Hochglanzfotos können diesbezüglich über wichtige Details hinwegtäuschen. Achten Sie auf einen gepflegten, sauberen und modernen Veranstaltungsort.

 
Der nächste sehr wichtige Punkt, auf welchen Sie hier achten müssen ist die Technik. Welche Anforderungen haben Sie für Ihre Veranstaltung? Muss zusätzliches Equipment angemietet werden? Achten Sie darauf, denn dies kann mit hohen Kosten verbunden sein (siehe hierzu auch "Die Kosten einer Veranstaltung").

Lenken Sie bei Ihrer Site Inspection ein besonderes Augenmerk auf die sanitären Einrichtungen. Berücksichtigen Sie bei der Site Inspection das Catering für eine Veranstaltung. Liefert eine vorhandene Küche bei Bedarf die notwendige Ausstattung? Entsprechen die Möglichkeiten zur Aufbewahrung und Zwischenlagerung den Vorgaben?

Bei der Planung kümmern Sie sich neben den Teilnehmern um das Personal am Veranstaltungsort. Stellen Sie bei Ihrer Site Inspection sicher, dass die Personalabläufe in der gewünschten Form möglich sind. Dies betrifft das Service- wie etwaiges Sicherheitspersonal und vor allem auch Technikpersonal.

 

Eventuelle Schwachstellen

Mittels einer Site Inspektion erkennen und verhindern Sie potenzielle Probleme. Dies betrifft je nach Planung verschiedene Aspekte am Veranstaltungsort. Ausstattung, Zugang zum Gebäude oder die Anreise sind Beispiele hierfür.

Eine Site Inspection ist auch im Hinblick auf Barrierefreiheit wichtig. Gilt ein Veranstaltungsort als barrierefrei, sind in der Realität Schwachstellen möglich. Das betrifft beispielsweise den Zugang zu den sanitären Einrichtungen. Ebenso ergeben sich etwaige Schwierigkeiten durch die Lage. Möglicherweise ist der Weg vom Parkplatz zum Eingang nicht barrierefrei. Klären Sie diese Möglichkeiten bei Ihrer Site Inspection ab.

 

Das Rundherum

Wie ausführlich Sie Ihre Site Inspection gestalten, hängt individuell von der Veranstaltung ab. Je nach Entfernung lohnt eine Übernachtung am Veranstaltungsort. So klären Sie auch gleich den Kontext Ihres Events ab. Hierzu zählen die Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe sowie die Gastronomie.

Mit dieser Site Inspection gewinnen Sie auch einen besseren Überblick über die Stadt oder den Ort. Dies hilft beispielsweise bei Veranstaltungen, die sich über mehrere Tage hinziehen. Sie erfordern ein Rahmenprogramm oder die Option der individuellen Freizeitgestaltung für die Gäste. Auch verschiedene Incentives können hier eingeplant werden um z.B. die Teilnehmer einander besser vorzustellen oder den Teamgeist zu fördern. Überprüfen Sie diese Varianten zuvor bei Ihrer Site Inspection. So lassen sich für die Teilnehmer später gezielte Vorschläge unterbreiten. Sie können diese beispielsweise in eine Broschüre zur Veranstaltung aufnehmen.

Achten Sie hier auch auf die Möglichkeit Green Meetings durchführen zu können und nutzen Sie das auch, um Ihr Event nochmal auf eine andere Stufe zu setzen. (lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag "Green Meetings")

 

Planungsfortschritt darlegen

Durch die Organisation eines Events sind Sie mit einer verantwortungsvollen Aufgabe betraut. Sie müssen jederzeit in der Lage sein, über Ihren Fortschritt bei der Planung zu informieren. Eine Site Inspection liefert Ihnen das notwendige Material. Sie sind in der Lage, Ihrem Vorgesetzten aus erster Hand zu berichten. Erstellen Sie Fotos vom Veranstaltungsort, dadurch haben Sie einen dokumentarischen Nachweis.

 

Hier noch mal im Überblick die Gründe, warum eine Site Inspektion des Veranstaltungsortes hilfreich ist:

1. Es vereinfacht die Planung einer Veranstaltung, besonders im Hinblick auf die logistische Organisation

2. Sie bietet einen besseren Überblick im Bezug auf den Zustand, in dem sich ein Veranstaltungsort befindet

3. Die Site Inspection ermöglicht es leichter festzustellen, was sich innerhalb einer Location umsetzen lässt.

4. Etwaige Probleme lassen sich erst vor Ort erkennen. (beispielsweise beeinträchtigte Barrierefreiheit)

5. Zusätzlich Zeit zu investieren hilft den Kontext einer Veranstaltung im Fokus zu haben. (Aufenthalt vor Ort außerhalb vom Veranstaltungsort, Freizeitmöglichkeiten für die Teilnehmer.)

6. Erfahrung aus erster Hand